Con la risoluzione n.96/E del 21 luglio 2017, l’Agenzia
delle entrate si è espressa sulla possibilità di sostituire i normali documenti
analogici delle note spese dei
lavoratori in trasferta in formato digitale, una volta concluso il
pagamento delle singole trasferte.
Il processo previsto dall’Agenzia, si articola in varie e
precise fasi:
- 1. Formazione del giustificativo
informatico: il dipendente fotografa il documento di spesa (ad esempio
lo scontrino, la ricevuta o il biglietto) direttamente con un dispositivo
portatile (smartphone o tablet) sul quale è installata la specifica
applicazione. Il documento diviene immodificabile e riferito ad un determinato
arco temporale. Pertanto, l’azienda acquisisce il documento inviato via
internet al sistema di gestione delle spese;
- 2. Formazione della nota spese: il
dipendente accedendo direttamente al sistema con le proprie credenziale (Id e
password) forma la nota spesa, sottoscritta con la sua firma elettronica. La
nota spesa contiene la dichiarazione del dipendente e le immagini dei
giustificativi di spesa;
- 3. Approvazione della nota spese:
una volta completata la nota spese, il trasfertista la inoltra alla funzione
aziendale preposta alla sua approvazione;
- 4. Controllo delle spese e sul processo: la
funzione aziendale, che deve approvare la nota spese, ha la facoltà di
controllare l’intero iter e può rifiutare spese non inerenti alla trasferta o
decurtare quelle eccessive. Al termine del processo, l’ufficio liquida la nota
spese e l’ammette al pagamento;
- 5. Conservazione: la nota spese
viene registrata sui sistemi contabili dell’azienda ed inoltrata al servizio di
conservazione elettronica;
- 6. Distruzione dei giustificativi
analogici: solo dopo la conferma dell’avvenuto completamento della
procedura, il dipendente potrà distruggere i giustificativi analogici di spesa;
- 7. Esibizione della nota spese: nel
caso in cui il dipendente ne faccia richiesta, l’azienda potrà esibire la nota
spese e i giustificativi di spesa con modalità telematiche.
Di conseguenza, qualsiasi documento informatico avente
rilevanza fiscale, come appunto la nota spese utilizzate per la deducibilità
dei costi, deve necessariamente possedere le caratteristiche dell’immodificabilità,
integrità ed autenticità e potrà essere ben conservato in formato digitale.
A cura della Dott.ssa Rosaria Pilato – Consulente del Lavoro
e della Dott.ssa Bianca Panico – Praticante Consulente del Lavoro.