Conservazione elettronica per le note spese del trasfertista!

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Con la risoluzione n.96/E del 21 luglio 2017, l’Agenzia delle entrate si è espressa sulla possibilità di sostituire i normali documenti analogici delle note spese dei lavoratori in trasferta in formato digitale, una volta concluso il pagamento delle singole trasferte.

Il processo previsto dall’Agenzia, si articola in varie e precise fasi:

  1. 1.       Formazione del giustificativo informatico: il dipendente fotografa il documento di spesa (ad esempio lo scontrino, la ricevuta o il biglietto) direttamente con un dispositivo portatile (smartphone o tablet) sul quale è installata la specifica applicazione. Il documento diviene immodificabile e riferito ad un determinato arco temporale. Pertanto, l’azienda acquisisce il documento inviato via internet al sistema di gestione delle spese;
  2. 2.       Formazione della nota spese: il dipendente accedendo direttamente al sistema con le proprie credenziale (Id e password) forma la nota spesa, sottoscritta con la sua firma elettronica. La nota spesa contiene la dichiarazione del dipendente e le immagini dei giustificativi di spesa;
  3. 3.       Approvazione della nota spese: una volta completata la nota spese, il trasfertista la inoltra alla funzione aziendale preposta alla sua approvazione;
  4. 4.       Controllo delle spese e sul processo: la funzione aziendale, che deve approvare la nota spese, ha la facoltà di controllare l’intero iter e può rifiutare spese non inerenti alla trasferta o decurtare quelle eccessive. Al termine del processo, l’ufficio liquida la nota spese e l’ammette al pagamento;
  5. 5.       Conservazione: la nota spese viene registrata sui sistemi contabili dell’azienda ed inoltrata al servizio di conservazione elettronica;
  6. 6.       Distruzione dei giustificativi analogici: solo dopo la conferma dell’avvenuto completamento della procedura, il dipendente potrà distruggere i giustificativi analogici di spesa;
  7. 7.       Esibizione della nota spese: nel caso in cui il dipendente ne faccia richiesta, l’azienda potrà esibire la nota spese e i giustificativi di spesa con modalità telematiche.

Di conseguenza, qualsiasi documento informatico avente rilevanza fiscale, come appunto la nota spese utilizzate per la deducibilità dei costi, deve necessariamente possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità ed autenticità e potrà essere ben conservato in formato digitale.

A cura della Dott.ssa Rosaria Pilato – Consulente del Lavoro e della Dott.ssa Bianca Panico – Praticante Consulente del Lavoro.